Account- en werkruimtegegevens
Bij het aanmaken van een account legt de dienst gegevens vast, zoals naam, e-mailadres, organisatienaam, rol en accountactiviteit. Wachtwoorden worden als hashes opgeslagen, niet als leesbare tekst.
Als passkeys zijn ingeschakeld, maken de browser en authenticator een inlogmiddel aan. De privésleutel blijft bij de authenticator of een aanbieder van gesynchroniseerde passkeys; de dienst bewaart de bijbehorende openbare-sleutelgegevens en een kort geldige aanmeldchallenge.
AVG en EU-hosting
Je smartest.email-omgeving wordt gehost in de Europese Unie. Bij het verzenden van e-mail zijn verzendinfrastructuur en de mailprovider van de ontvanger betrokken, mogelijk in een ander land. EU-hosting betekent niet dat elke gegevensstroom binnen de EU blijft en bewijst op zichzelf geen AVG-naleving.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt voor persoonsgegevens, zoals herleidbare e-mailadressen van abonnees. Organisaties die een werkruimte gebruiken, bepalen wie zij benaderen en waarom; zij hebben een passende rechtsgrond, duidelijke informatie voor contacten en een manier om toepasselijke rechten te respecteren nodig. Voor directmarketing per e-mail gelden ook de toepasselijke regels voor elektronische marketing. Bekijk de informatie van de Europese Commissie over de AVG en ons overzicht gegevensbescherming.
Contacten en campagnes
Organisaties kunnen e-mailadressen, namen, tags, aangepaste velden en abonnementsstatus van contacten toevoegen of importeren. Aanmeldformulieren op websites kunnen ook door bezoekers ingevulde velden en een expliciete keuze voor marketingtoestemming verzamelen. Voor geaccepteerde aanmeldingen bewaart de dienst de toestemmingstekst, de herkomst van de aanmeldsite en het tijdstip. Campagnes kunnen onderwerpregels, afzendergegevens, sjablonen, berichtinhoud, geselecteerde doelgroepen, planningen en verzenddomeininstellingen bevatten.
De organisatie die de werkruimte gebruikt, bepaalt welke contacten worden opgenomen en wat wordt verzonden. Zij is verantwoordelijk voor informatie over gegevensverzameling en toestemming. De conceptvoorwaarden beschrijven de verwachtingen voor verantwoord verzenden.
Enterprise-aanvragen
Het Enterprise-contactformulier vraagt om contact- en organisatiegegevens, verwacht gebruik en eventuele opmerkingen die je wilt geven. Je inzending bevat je toestemming om over de aanvraag te worden benaderd. Deze wordt naar de contactdienst van de website gestuurd zodat het team kan reageren.
De definitieve verklaring moet de exploitant en dienstverleners die deze aanvragen verwerken, hun bewaartermijn en eventuele internationale doorgiften noemen.
Aanmeldopslag in de browser
De huidige webapp bewaart toegangs- en vernieuwingstokens in de localStorage van je browser na het inloggen. De frontend verwijdert deze tokens wanneer je uitlogt en kan ze verwijderen wanneer een sessie wordt afgewezen. Aanmelden met een passkey gebruikt na authenticatie dezelfde applicatiesessietokens.
Mensen met toegang tot het browserprofiel of apparaat kunnen mogelijk een nog ingelogde sessie gebruiken. Log uit op gedeelde apparaten en bescherm je browserprofiel.
Bezorgings- en interactiegebeurtenissen
Voor het bezorgen van campagnes en tonen van resultaten registreert het platform verzend- en bezorgresultaten, bounces, afmeldingen en interactiegebeurtenissen. Campagne-HTML kan een kleine afbeelding bevatten om een opening te registreren; campagnelinks kunnen via een trackingomleiding een klik registreren voordat de bestemming wordt bereikt.
Deze gebeurtenissen worden gekoppeld aan een campagne en contact, zodat de verzendende organisatie campagneresultaten kan bekijken. Opens en klikken zijn onvolmaakte indicatoren: e-mailprogramma’s, privacyhulpmiddelen en geautomatiseerde systemen kunnen de aantallen beïnvloeden.
Hoe gegevens worden gebruikt en gedeeld
Gegevens worden gebruikt om leden te authenticeren, de werkruimte te laten werken, berichten voor te bereiden en te bezorgen, rechten en verzendcontroles te handhaven, rapporten te tonen en storingen of misbruik te onderzoeken.
Ontvangeradressen en berichtinhoud gaan noodzakelijkerwijs door verzendinfrastructuur en mailsystemen van ontvangers om een campagne te bezorgen. Bevoegde leden van de verzendende organisatie kunnen werkruimtegegevens inzien volgens hun rechten. De definitieve verklaring moet de exploitant, relevante dienstverleners en eventuele internationale gegevensdoorgiften noemen.
Bewaartermijnen en beveiliging
De dienst bewaart account-, contact-, formulier-, campagne- en gebeurtenisgegevens om de werkruimte te laten werken. Het exacte bewaar- en verwijderingsschema is voor deze openbare verklaring nog niet vastgesteld. De geplande abonnementsvergelijking bevat productdoelen, geen geverifieerde belofte over de huidige operationele bewaartermijnen.
Toegangscontroles en authenticatiecontroles maken deel uit van het huidige product. Geen enkele beveiligingsmaatregel neemt elk risico weg; definitieve informatie over beveiliging, back-ups en incidenten moet vóór een externe lancering worden beoordeeld.
Keuzes en rechten
Campagneontvangers kunnen via de afmeldlink in een bericht toekomstige campagnes naar dat adres stoppen en bezwaar maken tegen directmarketing. Leden van een werkruimte kunnen sommige account- en doelgroepgegevens in het product bewerken.
Afhankelijk van de omstandigheden kunnen mensen recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking of ontvangst van hun persoonsgegevens, en op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen of intrekking van toestemming. De Europese Commissie licht deze rechten toe. De definitieve privacyverklaring moet vóór externe publicatie de contactmogelijkheid van de juridische exploitant, toepasselijke rechtsgronden, bewaartermijnen en informatie over klachten bij een toezichthouder bevatten.