Konto- und Arbeitsbereichsdaten
Bei der Kontoerstellung erfasst der Dienst Angaben wie Name, E-Mail-Adresse, Organisationsname, Rolle und Kontoaktivität. Passwörter werden als Hashes statt im Klartext gespeichert.
Wenn Passkeys aktiviert sind, erstellen Browser und Authentifikator einen Anmeldenachweis. Der private Schlüssel bleibt beim Authentifikator oder einem Anbieter synchronisierter Passkeys; der Dienst speichert die zugehörigen öffentlichen Schlüsselinformationen und eine kurzlebige Anmelde-Challenge.
DSGVO und EU-Hosting
Ihr smartest.email-Arbeitsbereich wird in der Europäischen Union gehostet. Am E-Mail-Versand sind Versandinfrastruktur und der Mailanbieter des Empfängers beteiligt, die sich in einem anderen Land befinden können. EU-Hosting bedeutet nicht, dass alle Datenflüsse in der EU bleiben, und belegt für sich allein keine DSGVO-Konformität.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für personenbezogene Daten wie identifizierbare E-Mail-Adressen von Abonnenten. Organisationen, die einen Arbeitsbereich nutzen, entscheiden, wen sie kontaktieren und warum; sie benötigen eine geeignete Rechtsgrundlage, klare Informationen für Kontakte und Verfahren zur Wahrung geltender Rechte. Direktwerbung per E-Mail unterliegt außerdem den geltenden Regeln für elektronische Werbung. Siehe die Informationen der Europäischen Kommission zur DSGVO und unseren Datenschutzüberblick.
Kontakte und Kampagnen
Organisationen können E-Mail-Adressen, Namen, Tags, benutzerdefinierte Felder und Abonnementstatus von Kontakten hinzufügen oder importieren. Website-Anmeldeformulare können außerdem Besuchereingaben und eine ausdrückliche Entscheidung zur Werbeeinwilligung erfassen. Für akzeptierte Anmeldungen speichert der Dienst den Einwilligungstext, die Herkunftswebsite und den Zeitpunkt. Kampagnen können Betreffzeilen, Absenderangaben, Vorlagen, Nachrichteninhalte, ausgewählte Zielgruppen, Zeitpläne und Versanddomain-Einstellungen enthalten.
Die Organisation, die den Arbeitsbereich nutzt, entscheidet, welche Kontakte einbezogen werden und was gesendet wird. Sie ist für ihre Erhebungshinweise und Einwilligungen verantwortlich. Die Entwurfsbedingungen beschreiben die Erwartungen an verantwortungsvollen Versand.
Enterprise-Anfragen
Das Enterprise-Kontaktformular fragt nach Kontakt- und Organisationsdaten, erwarteter Nutzung und freiwilligen Anmerkungen. Deine Einsendung enthält die Zustimmung, zu dieser Anfrage kontaktiert zu werden. Sie wird an den Kontakteingang der Website gesendet, damit das Team antworten kann.
Der endgültige Hinweis muss den Betreiber und die Anbieter benennen, die diese Anfragen bearbeiten, sowie die Aufbewahrungsdauer und mögliche internationale Übermittlungen.
Anmeldespeicherung im Browser
Die aktuelle Web-App speichert Zugriffs- und Aktualisierungstokens im localStorage deines Browsers nach der Anmeldung. Das Frontend entfernt diese Tokens beim Abmelden und gegebenenfalls bei einer abgelehnten Sitzung. Eine Passkey-Anmeldung verwendet nach der Authentifizierung dieselben Anwendungssitzungstokens.
Personen mit Zugriff auf das Browserprofil oder Gerät können möglicherweise eine noch angemeldete Sitzung nutzen. Melde dich auf gemeinsam genutzten Geräten ab und schütze dein Browserprofil.
Zustellungs- und Interaktionsereignisse
Zur Kampagnenzustellung und Ergebnisanzeige erfasst die Plattform Versand- und Zustellergebnisse, Rückläufer, Abmeldungen und Interaktionen. Kampagnen-HTML kann ein kleines Bild zur Erfassung einer Öffnung enthalten; Kampagnenlinks können vor dem Ziel über eine Tracking-Weiterleitung laufen, um einen Klick zu erfassen.
Diese Ereignisse werden einer Kampagne und einem Kontakt zugeordnet, damit die sendende Organisation Kampagnenergebnisse sehen kann. Öffnungen und Klicks sind unvollkommene Indikatoren: E-Mail-Programme, Datenschutzwerkzeuge und automatisierte Systeme können die Zahlen beeinflussen.
Wie Daten genutzt und geteilt werden
Daten werden verwendet, um Mitglieder zu authentifizieren, den Arbeitsbereich zu betreiben, Nachrichten vorzubereiten und zuzustellen, Berechtigungen und Versandkontrollen durchzusetzen, Berichte anzuzeigen und Störungen oder Missbrauch zu untersuchen.
Empfängeradressen und Nachrichteninhalte durchlaufen zur Kampagnenzustellung zwangsläufig Versandinfrastruktur und Ziel-Mailsysteme. Berechtigte Mitglieder der sendenden Organisation können gemäß ihren Berechtigungen auf Arbeitsbereichsdaten zugreifen. Der endgültige Hinweis muss den Betreiber, relevante Anbieter und mögliche internationale Datenübermittlungen benennen.
Aufbewahrung und Sicherheit
Der Dienst speichert Konto-, Kontakt-, Formular-, Kampagnen- und Ereignisdaten zum Betrieb des Arbeitsbereichs. Die genauen Aufbewahrungs- und Löschfristen wurden für diesen öffentlichen Hinweis noch nicht festgelegt. Der geplante Tarifvergleich enthält Produktziele, kein überprüftes Versprechen zur aktuellen betrieblichen Aufbewahrung.
Zugriffskontrollen und Authentifizierungsprüfungen gehören zum aktuellen Produkt. Keine Sicherheitsmaßnahme beseitigt jedes Risiko; endgültige Angaben zu Sicherheit, Backups und Vorfällen sollten vor einer externen Einführung geprüft werden.
Wahlmöglichkeiten und Rechte
Kampagnenempfänger können den Abmeldelink in einer Nachricht nutzen, um künftige Kampagnen an diese Adresse zu stoppen, und Direktwerbung widersprechen. Arbeitsbereichsmitglieder können bestimmte Konto- und Zielgruppendaten im Produkt bearbeiten.
Je nach Umständen haben Personen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Erhalt ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Widerspruch gegen bestimmte Nutzungen oder Widerruf der Einwilligung. Die Europäische Kommission erläutert diese Rechte. Der endgültige Datenschutzhinweis muss vor der externen Veröffentlichung den Kontaktweg des rechtlichen Betreibers, geltende Rechtsgrundlagen, Aufbewahrungsfristen und Informationen zu Beschwerden bei einer Aufsichtsbehörde enthalten.