Dati dell’account e dello spazio di lavoro
Quando viene creato un account, il servizio registra dati come nome, indirizzo e-mail, nome dell’organizzazione, ruolo e attività dell’account. Le password vengono salvate come hash, non in chiaro.
Se le passkey sono abilitate, il browser e l’autenticatore creano una credenziale. La chiave privata resta nell’autenticatore o presso un fornitore di passkey sincronizzate; il servizio conserva i dati della credenziale a chiave pubblica corrispondente e una verifica di accesso di breve durata.
GDPR e hosting nell’UE
Il tuo spazio di lavoro smartest.email è ospitato nell’Unione europea. L’invio di un’e-mail coinvolge l’infrastruttura di consegna e il fornitore di posta del destinatario, che può trovarsi in un altro paese. L’hosting nell’UE non significa che tutti i flussi di dati restino nell’UE né dimostra, da solo, la conformità al GDPR.
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) si applica ai dati personali, come gli indirizzi e-mail di iscritti identificabili. Le organizzazioni che usano uno spazio di lavoro decidono chi contattare e perché; devono disporre di una base giuridica adeguata, informazioni chiare per i contatti e un modo per rispettare i diritti applicabili. Il marketing diretto via e-mail è soggetto anche alle norme applicabili al marketing elettronico. Consulta le indicazioni della Commissione europea sul GDPR e la nostra panoramica sulla protezione dei dati.
Contatti e campagne
Le organizzazioni possono aggiungere o importare indirizzi e-mail, nomi, etichette, campi personalizzati e stato di iscrizione dei contatti. I moduli del sito possono anche raccogliere campi forniti dai visitatori e una scelta esplicita di consenso al marketing. Il servizio registra il testo del consenso, l’origine del sito e l’ora delle iscrizioni accettate. Le campagne possono contenere oggetti, dati del mittente, modelli, contenuti, pubblici selezionati, programmazioni e impostazioni del dominio di invio.
L’organizzazione che usa lo spazio di lavoro decide quali contatti includere e cosa inviare. È responsabile delle informative di raccolta e delle autorizzazioni. I termini preliminari definiscono le aspettative per un invio responsabile.
Richieste Enterprise
Il modulo di contatto Enterprise richiede recapiti, dati dell’organizzazione, utilizzo previsto ed eventuali note che scegli di fornire. L’invio include il consenso a essere contattato in merito alla richiesta. Viene inoltrato al servizio di raccolta contatti del sito, affinché il team possa rispondere.
L’informativa definitiva deve identificare il gestore e i fornitori che trattano queste richieste, il periodo di conservazione ed eventuali trasferimenti internazionali.
Memorizzazione dell’accesso nel browser
L’applicazione web attuale conserva i token di accesso e di aggiornamento nel localStorage del browser dopo l’accesso. L’interfaccia rimuove questi token alla disconnessione e può rimuoverli quando una sessione viene rifiutata. L’accesso con passkey usa gli stessi token di sessione dell’applicazione dopo l’autenticazione.
Chi ha accesso al profilo del browser o al dispositivo potrebbe usare una sessione rimasta aperta. Disconnettiti sui dispositivi condivisi e proteggi il profilo del browser.
Eventi di consegna e interazione
Per consegnare le campagne e mostrarne i risultati, la piattaforma registra esiti di invio e consegna, rimbalzi, disiscrizioni ed eventi di interazione. L’HTML delle campagne può includere una piccola immagine per registrare un’apertura e i link possono passare attraverso un reindirizzamento di monitoraggio per registrare un clic prima di raggiungere la destinazione.
Questi eventi sono associati a una campagna e a un contatto affinché l’organizzazione mittente possa consultarne i risultati. Aperture e clic sono indicatori imperfetti: client e-mail, strumenti per la privacy e sistemi automatici possono influire sui conteggi.
Come vengono usati e condivisi i dati
I dati vengono usati per autenticare i membri, gestire lo spazio di lavoro, preparare e consegnare messaggi, applicare autorizzazioni e controlli di invio, mostrare rapporti e indagare su malfunzionamenti o abusi.
Gli indirizzi dei destinatari e i contenuti dei messaggi transitano necessariamente attraverso l’infrastruttura di invio e i sistemi di posta di destinazione per consegnare una campagna. I membri autorizzati dell’organizzazione mittente possono accedere ai dati dello spazio di lavoro in base alle loro autorizzazioni. L’informativa definitiva deve identificare il gestore del servizio, i fornitori pertinenti ed eventuali trasferimenti internazionali di dati.
Conservazione e sicurezza
Il servizio conserva registrazioni di account, contatti, moduli, campagne ed eventi per gestire lo spazio di lavoro. Il calendario preciso di conservazione e cancellazione non è ancora definitivo per questa informativa pubblica. Il confronto dei piani previsti contiene obiettivi del prodotto, non una promessa verificata sulla conservazione operativa attuale.
I controlli di accesso e le verifiche di autenticazione fanno parte del prodotto attuale. Nessuna misura di sicurezza elimina ogni rischio e le informazioni definitive su sicurezza, backup e incidenti devono essere verificate prima del lancio esterno.
Scelte e diritti
I destinatari delle campagne possono usare il link di disiscrizione in un messaggio per interrompere gli invii futuri a quell’indirizzo e possono opporsi al marketing diretto. I membri dello spazio di lavoro possono modificare alcuni dati dell’account e del pubblico tramite il prodotto.
A seconda delle circostanze, le persone possono avere il diritto di accedere ai propri dati personali, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento o riceverli, nonché di opporsi a determinati utilizzi o revocare il consenso. La Commissione europea spiega questi diritti. Prima della pubblicazione esterna, l’informativa definitiva sulla privacy deve indicare il canale di contatto del gestore legale del servizio, le basi giuridiche applicabili, i periodi di conservazione e le informazioni sui reclami all’autorità di controllo.